Офисная техника

Прогресс технологий двигается вперед, тем самым заставляя развиваться все вокруг. Еще недавно большинство бумажных операций выполнялось с помощью карандаша и тетрадки. Сейчас же, для работы с документами каждый офис оборудован современной, удобной и практичной техникой, ставшей неотъемлемой частью организации эффективного и плодотворного труда.

Организационная техника для офиса (оргтехника) – это техническое оборудование, применяемое в процессе управленческих работ.

Если говорят об организационной технике в широком смысле этого словосочетания, то имеют в виду все технические средства, упрощающие работу с разного вида информацией (начиная с авторучек и калькуляторов и заканчивая компьютерами и их сетями). В узком смысле слова, оргтехника – это технические средства, применяемые для создания, обработки, хранения и распространения информации в делопроизводстве и административно-управленческой сфере.

Оргтехника предназначена для облегчения работы с многочисленными документами и разного вида бумажными материалами. Она является основой современных систем управления, так как позволяет быстро находить информацию, обмениваться ею, решать оперативные вопросы. Организационная техника значительно экономит время, тем самым позволяя увеличивать объемы работы, а это на сегодня, пожалуй, одно из самых важных обстоятельств процветания любого предприятия.

В последнее время, все более распространенным является способ обмена информации без использования бумажных ресурсов. Но все же, организация и деятельность многих производственных и коммерческих фирм начинается именно с бумаг: договора, служебные инструкции, юридические материалы, бухгалтерские бланки, а также различные рекламные афиши, этикетки, визитные карточки и т.д. Для всего этого по-прежнему, используется природный ресурс.

Небольшой экскурс в историю. Идея делопроизводства без затрат древесины и без бумажной пыли родилась еще в конце ХХ века, заставив многих специалистов в отросли информационных технологий призадуматься о решении столь неотложной проблемы.

В 1994 году по данной теме был произведен опрос среди больших и средних предприятий США. Результаты показали, что в 40% из них в бумажном виде хранится 95% деловой информации. В 55% компаниях процент бумажной информации составил от 50 – 95, и лишь 5% всех исследуемых фирм имели в бумажном виде меньше 50% информации. При таком ежедневном раскладе, эксперты оценивают утраты 30% рабочего времени на поиски необходимой документации среди прочих бумаг и около 15 % потерь документации в бумажном виде.

В последние годы, процентное соотношение числа сохраненной информации возросло в пользу электронных носителей, но все же, практически во всех компаниях бумажный ресурс остается актуальным, а поэтому актуальны и технические средства работы с такого вида документами.

Средствами организационной техники для офисов являются такие оборудования и устройства, как: персональный компьютер, телефонные и радиотелефонные аппараты, пишущие машинки, организационный автомат, мини-АТС, пейджинговая система, директорский коммутатор, громкоговорящие телефонные переговорные устройства, телетайпы, копировальные аппараты, факсимильные аппараты, ризографы, диктофоны, проекционная аппаратура, адресовальные машины, маркировальные машины, штемпелевальные аппараты, ламинаторы, машины для уничтожения документов, конвертовскрывающие машины, сшиватели документов, картотечные оборудования и т.д.