Покупка и эксплуатация офисной техники

Прежде чем приобретать технику для офиса, будет нелишним подумать о требованиях, которым она должна соответствовать (требуемый объем печати и копирования, ее конфигурация). После этого удостовериться, что они удовлетворяют приобретаемому аппарату. Проанализируйте стоимость требующихся расходных материалов и план сервисного обслуживания аппарата.

Основные ошибки при выборе:

1) При приобретении рекомендуемый объем работы равен планируемому объему. Как правило, по истечении года идет удвоение нагрузки на аппарат, и он уже не может удовлетворить Ваших требований и зачастую ломается. Это приводит не только к разочарованию, но и к непредвиденным финансовым затратам.

2) Приобретя дешевый аппарат, впоследствии начинаешь понимать, что экономия, полученная при его приобретении, значительно ниже стоимости расходных материалов для него.

3) Приобретая дополнительную опцию, начинаешь понимать, что затраты были напрасными.

4) Рекомендуемый объем печати и копирования в 6 и больше раз превышает планируемый. Как следствие, у аппарата намного раньше идет естественное старение его компонентов, нежели их износ.

5)При продавце не была проверена комплектность, вследствие чего недостающие элементы становится нелегко получить.

Установка

Прежде чем начать установку, внимательно изучите инструкцию по распаковке и непосредственно установке. Если в комплекте она отсутствует, то тут имеются два варианта: 1) Установка интуитивно проста и понятна. В данном случае должны иметься картинки, поясняющие весь процесс. 2) Установкой аппарата занимается только сервисный инженер. В данном случае следует обратиться к продавцу.

Если инструкция имеется, то необходимо выполнять с первого и до последнего пункта. Не следует их пропускать, иначе есть вероятность, что потребуется снимать уже установленные узлы. Затем следует убедиться, что напряжение в Вашей электрической сети соответствует указанному напряжению для аппарата. Если все в порядке, то можно включать!

Предупреждение!

Не используйте для аппарата бумагу, предназначенную для матричных принтеров, печатных машинок, а также на писчей бумаге. В них попадаются щепки, которые быстро выведут из строя у аппарата его основные узлы.

Изучите Руководство пользователя перед первым применением. После этого проверяйте режим копирования. Загрузили бумагой лотки, поместили оригинал, нажали кнопку зеленого цвета и вперед! Если требуется, системный администратор сам произведет подключение к сети, установит требующиеся драйверы и произведет проверку сканирования, факса и печати. Следуйте всем требованиям из Руководства пользователя постоянно, особенно, что касается расходных материалов, методов удаления застрявшей бумаги, параметров питающего напряжения и материалов для печати/ копирования. Руководство пользователя держите около аппарата, но не на видном месте. Самое лучшее место – это карман на аппарате, который приклеивается к задней стенке (в том месте, где не имеются вентиляционные отверстия). Туда же поместите Сервисную книгу. Если она отсутствует, попросите сервисного инженера завести ее.

Основные ошибки Пользователя при работе:

1) Выключение аппарата при застревании бумаги. Для сброса этой неисправности, доставать следует при включенном аппарате. Если невозможно изъять бумагу без выключения, то если все еще отображается после включения замятие, следует открыть и закрыть переднюю крышку (иногда и лоток, откуда происходила подача бумаги).

2)Лезть твердыми предметами или пинцетом в аппарат. Это, несомненно, приведет к немалому по стоимости ремонту.

3) Работать на технике с кольцами на пальцах. Приводит к появлению царапин на фотобарабане или стекле для оригиналов, что впоследствии вызывает появление дефектов на копиях.

4) Класть непросохшие оригиналы на стекло. Имеются некоторые конторские клеи, которые способны разъесть стекло. В итоге на копиях остается пятно в одном и том же месте.

5) Все время пользоваться ручным лотком. У ручного лотка довольно быстро выходят из строя его элементы, а также кнопки для выбора лотков.

6) Полагают, что техника способна проработать вечно. Вся техника, согласно технической документации и рекомендациям производителя требует периодического обслуживания. Если нет обслуживания на гарантийном сроке, то это прямой мотив для отказа для проведения бесплатного ремонта!

7) Оставить скрепку. Часто скрепки попадают внутрь, что приводит к поломке техники.

8) Полагают, что одинаковый весь тонер. Покупайте только тот тонер, у которого на упаковке имеется указание марки Вашего аппарата. Обязательно от проверенного производителя и оригинальный тонер.

9) Попытки своими силами почистить аппарат (исключением являются рекомендации в руководстве пользователя). Применение чистящих неспецифических средств. Это часто вызывает поломку техники.

Гарантия

Производитель осуществляет гарантийные обязательства при помощи сети официальных сервисных сертифицированных центров. Часто продавец не вправе производить ремонт по гарантии, но при этом он должен сообщить Вам конкретный адрес сервисного центра, где будет предоставлена гарантийная поддержка. Обычно редко в одном крае имеется несколько сервисных центров. Исключением могут быть только очень крупные области, к примеру Московская. В основном срок гарантии составляет с момента приобретения и установки 1 год, либо нормированное число отпечатков и копий, при досрочном изготовлении. Причем, ремонт по вине пользователя возникших повреждений, расходные материалы, профилактика, ресурсные детали, или не своевременное обслуивание, на гарантийном сроке не являются бесплатными. Прежде чем отправлять технику на гарантийный ремонт, уточните в сервисном центре порядок приемки ( возможно потребуются шнуры или оригинальная упаковка) и, не забудьте приложить гарантийный оригинальный талон.

Основные знаки, имеющиеся у офисной техники на панелях управления

Панели управления делятся на два типа: жидкокристаллические и светодиодные.

На светодиодных панелях, обычно выбор режима осуществляется при помощи кнопок. Тут нет фиксированного стандарта, и каждый производитель показывает кто, на что горазд. На светодиодных панелях имеется окно, указывающее на количество копий, реже окно масштаба ( иногда, обе функции поочередно выполняет одно). Окно представляет собой числовой семисегментный индикатор. Большинство светодиодных панелей могут отображать аппарат, с указанием расположенных в основных узлах индикаторов.

Такие, как:

1) Узел по регистрации листа

2) Ксерографический узел

3) Узел закрепления

4) Узел ручного лотка ( иногда его называют обходным или альтернативным лотком)

5) и 6) Узлы лотков для многолистовой подачи

7) Устройство выхода ( финишер или сортер)

8) Автоматический податчик оригиналов.

Имеется определенное правило: если у узлов индикаторы погашены, либо горят зеленым светом, значит все в исправности. Если светятся желтым, либо мигают, это предупреждение, что необходимо что-то удалить или добавить. Аппарат при этом может сделать несколько отпечатков. Если горит или мигает красным хоть один из индикаторов, аппарат не будет работать до тех пор, пока причина не будет устранена.

Применение бумаги

Вовсе неправильное предположение, что техника для офиса должна работать с любой бумагой. Определяющим фактором для долгой работы техники является именно правильный выбор бумаги. Следует отметить, что для струйной печати бумага по свойствам поверхности образует отдельную группу. Поэтому, при печати на ксерографической бумаге струйным принтером, чернила обязательно будут растекаться. Также, отдельное место занимает бумага, предназначенная для лазерной цветной печати. Бумага, предназначенная для ксерографии ( называется Plain paper), должна применяться на монохромных факсах, копирах и принтерах для обычной бумаги. Помимо этого, имеется специальная группа - рулонная термобумага для факсов, которая предназначена только для термофаксов. Также, для офисной техники являются опасными упомянутые выше писчая, для печатных машинок и для матричных принтеров бумаги. Чтобы не возникали проблемы, в прилагаемом к технике руководстве пользователя, можно найти типы рекомендуемых к применению бумаг.

Ксерографическая бумага нашла большее применение, поэтому рассмотрим именно ее. Данная бумага обладает множеством параметров, и некоторые из них по неграмотности пользователь не принимает во внимание. Рассмотрим из них более важные:

1) Цена за одну пачку. Измерение идет согласно количеству денежных знаков. Всегда цена прямопропорциональна качеству бумаги. На это следует обратить внимание!

2) Плотность. Измеряется она в г/кв.м. Означает выраженную в граммах массу 1 м2 бумаги в 1 слой. Бумага, обладающая плотностью меньше 75 г/кв.м склонна при двухстороннем копировании морщить.

3) Толщина. Измерение ведется в микронах. Обычно толщина является прямо пропорциональной плотности. Для бумаги с большой толщиной предусматривается отдельный лоток ( обычно это ручной). Путь бумаги при подаче из него обладает наименьшим изгибом.

4) Обработка у всей пачки, и отдельно взятого каждого листа лицевой стороны. Несмотря на отсутствие единицы измерения, нельзя пренебрегать данным параметром. Если обработка будет низкого качества, то из многолистовых лотков данную бумагу аппарат будет подавать со сдвигом, и по 2 - 3 листа. Как результат - частое открывание и закрывание у аппарата крышки, потеря внимания и раздражение, а впоследствии даже выход из строя деталей. Кроме этого, при сдвоенной подаче одна часть копии будет на одном листе, а другая на другом. При этом потребуется тщательная проверка всех сделанных копий, выбрасывается большой процент тонера, а, следовательно, и бумаги. Начинается ускоренный износ роликов для подачи.

5) Остаточный изгиб. Возникает, если до нарезки на листы бумага долго была смотана в рулон. В итоге, на второй стороне при копировании начинаются проблемы. На пачке бумаги изображается стрелкой, на коротком ее торце. Указывает сторону, на которой копирование должно производиться в первую очередь. Если бумага, выйдя из аппарата, сильно перекручивается, попробуйте пачку перевернуть нижней стороной вверх.

6) Влажность. Должна составлять около 5 процентов. Если у бумаги содержание влажности превышено, то при закреплении изображения бумага скручивается и морщится. Иногда появляются плешины. Поэтому производители рекомендуют бумагу держать в упаковке, извлекать только-то количество, которое требуется для работы, а на ночь снова убирать в упаковку.

7) Химический состав. При производстве бумаги происходит множество химических процессов. Если очистка от веществ, которые применялись при ее изготовлении, проведена на низком уровне, то это может привести к значительному сокращению у аппарата срока эксплуатации ресурсных деталей, вступая с ними в химическую реакцию, либо налипая на них.

8) Срок хранения отпечатка. За единицу измерения принимается один год. Имеет значение только тогда, когда необходимо сохранить отпечаток на протяжении нескольких десятков лет. Бумага "Xerox" обладает лучшим показателем.

9) Белизна. Практически не является столь важным показателем. Но если сравнить "Снегурочку", и скажем "Xerox-Business", то разница будет налицо. Импортная бумага обладает естественным желтоватым оттенком, в отличие, от невысокого качества отечественной, которая имеет голубоватый оттенок. Это следствие того, что бумага отбеливалась каолином. Так производители стараются скрыть на бумаге дефекты, мотивируя это тем, что белизна получается высокого качества.

Хранение бумаги при повышенной влажности

Листы, при некачественной проклейке основного шва пачки, отсыревают под этим швом, что приводит к плохой их подаче, и деформации при закреплении. Особенно проблематична в этом отношении бумага Ballett Premier. Чтобы избежать этой проблемы, можно снимать и откладывать для дальнейшей просушки 20 или более листов, находящихся со стороны шва. Проверено не раз - это помогает.

Ремонт устройств

Неисправность:

Появление в направлении движения листа полос, пятен, на стираемых аппаратом зонах или на копиях серого фона, которые происходят после того, как был заправлен тонер. Было замечено на следующих моделях: Canon NP 7161, 6416, 6317, 6216, 1215, 1015 и Olivetti 8020.

Причина:

В блоке проявки остаток тонера обладает электростатическими характеристиками, которые значительно отличаются от вновь заправленного. К примеру, другая партия, либо другой производитель тонера.

Решение:

1) Бывали случаи, когда после проведения нескольких десятков копий, полосы исчезали сами по себе. Вероятно, во время работы аппарата происходило равномерное перемешивание тонера в блоке проявки. Если этого не произошло, то проделать пункт 2.

2) Но, наверное, самым оптимальным решением является полная очистка от тонера блока проявки. При этом необходимо обязательно убрать тонер с дозирующего лезвия и магнитного вала. После этого блок очищается до конца при помощи пылесоса. Заправка блока осуществляется тем же тонером, который являлся проблемным. Необходимо сделать около 20 копий, после чего проверить последние копии. Если выходят плохие, то имеется 2 варианта: либо некачественный сам тонер, либо из-за неправильных действий при заправке произошло загрязнение аппарата. Если все в норме, то тонер является годным. Его необходимо высыпать в имеющуюся тару с хорошо закрываемой крышкой (оббьем тары должен в 1,5 раза превышать оббьем тонера). После помещения в тару, его необходимо помешать немагнитной палочкой, плотно закрыть крышкой, и энергично встряхивать на протяжении 10 минут. При этом периодически его переворачивать. Можно будет приготовленный таким способом тонер использовать в другой раз.

Совет: чтобы часто не проделывать данную операцию, берите с запасом на 3-6 месяцев тонер из одной партии.

Обслуживание

Во время работы техники происходят следующие виды процессов:

1) Загрязнение тонером, является очень летучим.

2) Загрязнение узлов и оптики пылью.

3) Загрязнение узлов и роликов продуктами распада бумаги.

4) Расход ресурсных деталей и смазки.

Поэтому необходимо проводить для техники периодическое обслуживание. Самым оптимальным вариантом считается 1 раз в 3 месяца, но все зависит от обстоятельств (нагрузка, плохая бумага), вероятно, может потребоваться частое обслуживание. Наибольшее распространение получили 4 типа обслуживания.

О МФУ, драйверах принтеров и других устройствах

Диски с драйверами идут в комплекте с устройствами (МФУ принтеры или мониторы) и блоками (видеокарта модем и другие). До того как изделие будет приобретено, оно очень долго могло пролежать на полках склада. За это время могла выйти новая версия ПО, или возможно было замечено пользователями, что изделие обладает каким либо дефектом. Поэтому следует периодически проводить обновление драйверов, а также при приобретении изделия установить драйверы новой версии, после того как убедитесь в его работоспособности. Так можно будет избежать множества проблем и нелестных отзывов в адрес производителей изделия.

Если русскоязычные файлы *.doc и *.pdf отображаются некорректно в драйверах МФУ или принтеров, имеются специальные чекбоксы, на которых ставится галочка "печатать истинный шрифт"(True type Font), а также "печатать как картинку"( Print as Bitmap, Print as Image).

Если аппарат включает в комплект дуплекс, финишер, дополнительные лотки, то в драйвере необходимо прописать данным устройствам "Доступно" на закладке "Конфигурация", или же включить опцию, если такая присутствует - двунаправленного соединения(Enable bidirectional Connecting).