Системы управления электронными документами☛Периферия ✎ |
Создание электронных документов
Простые текстовые документы можно создавать на различных пишущих машинках, а после с помощью сканера переместить информацию с бумаги на компьютер. Но более практичным и эффективным станет набор текста непосредственно на персональном компьютере, где предусмотрен широкий арсенал программных средств печати и оформления документов с использованием всевозможных форматов, маркеров, редакторов и т.д.
Непосредственными и часто применяемыми источниками материалов для создания документов, служат системы сканирования изображений, электронная почта, факсы, электронные таблицы, чертежи, графики т.д.
Персональный компьютер станет идеальным вариантом для создания, обработки и распространения документов. Компьютер оснащен различными программами для эффективной обработки информации. Изображения, тексты, схемы, подписи и т.д. можно ввести в ПК с помощью сканера.
Хранение электронных документов
Очень важно, чтобы созданные электронные документы сохранились на долгое время, и в то же время, были доступны для использования в любую минуту. Поэтому, на каждом ПК есть специальное хранилище для электронных документов – база данных. Не менее важна организация оперативного поиска определенных документов среди огромного их числа. Этим заведует специальная поисковая система, которая помогает искать документы по датам, числам, заголовкам, ключевым словам из текста.
Манипулирование электронными документами
Главные функции подсистемы манипулирования:
Одна из наиболее используемых, система «Дело 1» отечественного производства (АО «Электронные офисные системы» ) гарантирует удобство в организации работы с электронными документами, контроль их перемещения и исполнения в любой организации, оснащенной локальной вычислительной сетью.
Функциональные возможности работы системы:
Система «Дело 1» обеспечивает эффективную работу с текстовыми документами, факсами, телефонограммами, а также рукописями, графическими и телевизионными изображениями.
Кроме выше обозначенной, существуют также интегрированные программные системы, например Water Mark Professional, Works 3,0 for Windows, Lotus 3 plus и другие системы, которые позволяют работать с документами различных форматов.
Широко известной во всем мире является система Microsoft Office for Windows. Она включает в себя СУБД Access 2.0, текстовый редактор Word 6.0, табличный процессор Excel 5.0, электронную почту Mail, а также ее расширение Form Designer, программу Power Point для работы с презентациями, техники обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и много других прогрессивных функций.
Функциональные возможности Microsoft Office:
Team Office – интегрированная открытая информационная офисная система, гарантирующая доступ к электронным документам для пользователей, а также позволяющая им держать между собою оперативную связь и практичную рабочую среду. Система поддерживает работу с текстовыми и табличными процессорами, системами деловой графики, системами управления базами данных, а также обладает программами организующими электронную почту (Team Mail), широкой библиотекой (Team Library), системой телеконференций, электронным еженедельником (Team Calendar) с перспективой планирования мероприятий, доской объявлений (Team Forum), на которой можно тиражировать информацию, координатором деловых процедур, а также маршрутизатором электронной информации между пользователями (Team Flow) и т.д.
Все выше обозначенные программы входят в состав области программного обеспечения. Данная область является одной из наиболее развивающихся в ХХІ веке. Ориентирована она большей мерой на рабочие группы – groupware-продукты. Groupware – это программное обеспечение для выполнения и реализации совместной работы с документами многих пользователей.
 | Смотрите также:  Интерактивная поверхность Планы на ноябрь Системы управления электронными документами Что надо учесть выбирая аквариум Samsung Galaxy Note 2 возможно выйдет осенью |