Компьютерные системы административно-управленческой связи

Аналоговые копиры создают образы средствами оптики, с помощью ламп, линз, зеркал. Этими средствами производится также и редактирование изображения (установление масштаба, корректирование кромок или стирание частей изображения). В аналоговых устройствах электроника нужна лишь для управления копировальным процессом. Для снятия определенного числа копий с оригинала, необходимо сделать такое же число сканирований. При копировании документов аналоговым способом, разрешение, в основном, не превышает 400 точек на дюйм. Этого достаточно, чтобы снять копии с текстовых документов, но мало для качественного сканирования изображений, ведь аналоговые копиры передают лишь ограниченное количество градаций серого.

В настоящее время выпуск копировальных аппаратов только с функцией копирования значительно сократилось, хотя некоторые производители продолжают их производство.

Цифровые многофункциональные аппараты представляют собою привычное и всегда удобное сочетание копира, электронного сканера и лазерного или струйного принтера, объединенных в едином корпусе. После процесса сканирования, образ исходного документа преобразуется в электронный цифровой вид, фиксируется в памяти устройства. Если есть необходимость, он обрабатывается и формируется на барабане под влиянием лазерного луча. Данный способ, позволяет единичным сканированием обеспечить снятие любого количества копий с оригинала; повысить разрешение до 600 dpi и более, а также увеличить количество градаций серого (тем самым улучшая качество копий, произведенных с фотоизображений); обеспечивает отличными условиями для редактирования и т.д.

Цифровое устройство подключается к ПК и дает возможность сканирования изображений, распечатки файлов с компьютера, рассылки факсов. Копир может работать в локальной сети. Для реализации этих и других удобных для потребителей функций иногда необходимы дополнительные модули.

Специально для уменьшения цен, некоторые производители делают монофункциональные модели копировальных аппаратов без сканеров и принтеров, а также без возможности подключения к компьютеру. Так что, в этом случае, чем выше цена, тем качественней и функциональней.

Если все организационные вопросы Вами решены, то можно переходить к выбору подходящей модели аппарата.

В больших фирмах этими вопросами занимаются сервисные службы, если же таковой нет, начните с поиска поставщика, который не просто продаст Вам аппарат, а еще и сможет обеспечить расходными материалами и качественным сервисом (хотя бы до конца гарантийного строка). Не покупайте моделей, для которых в Вашем городе нет расходных материалов, также как и специалистов, способных в случае поломки восстановить функционирование копировального аппарата.

Поинтересуйтесь вопросом проверенных поставщиков у своих знакомых.

Если с поставщиком Вы определились и рассматриваете подходящие варианты, отвечающие Вашим требованиям, то не покупайтесь на самые дешевые предложения, ведь можно купить дешевый копир, а потом потратить уйму денег на его эксплуатацию. Помните, что в стоимость, помимо аппарата и тонера (устройства по которому можно подсчитать себестоимость копии), входят еще и цены комплектующих запчастей, которые рекомендовано заменять, сделав определенное число копий. Число и виды комплектующих перечислены в «списке PM» ( «пи-эм» – от английского «Preventive Maintenance list»).

В их число входит фотобарабан с ракелем – лезвием для очистки, различные валы, ролики, фильтры, а также, в случае если копировальный аппарат двухкомпонентный – носитель (девелопер, стартер). Именно поэтому себестоимость копии зачастую не является главным определителем цены устройства. Попросите у менеджера список PM и прайс-лист на входящие в комплект компоненты, спросите о расчетном ресурсе аппарата в тысячах копий (производители обычно обозначают эту цифру). Таким образом, вы сами сможете подсчитать, во сколько Вам обойдется владения каждого из предложенных копиров. Для подсчета, совместите стоимость аппарата, тубы тонера и всех остальных деталей из списка PM, затем разделите на их ресурс, выраженный в копиях. Суммируйте полученные числа и сможете получить себестоимость копии. Стоимость же обслуживания – это сумма цены аппарата, расходных и комплектующих за весь предполагаемый строк службы.

Чтобы убедится в достоверности устной консультации специалиста, попросите предоставить Вам соответствующие документы.

Стоит учесть, что приглашая для обслуживания «специалистов со стороны», полученная денежная цифра может увеличиться. Отдельно также ведется счет бумаги и электроэнергии, но оплата данных услуг для аппаратов одного класса практически одинакова.

Часто можно услышать заключение, что копир прослужит в два раза дольше указанной цифры Х в списке PM для ресурса. Это так, но не всегда. Прислушайтесь к таким словам, но не учитывайте этот дальнейший строк при подсчете общей стоимости владения. Будет хорошо, если Вы поинтересуетесь у менеджера, а также у знакомых, о статистике отказов на предложенные Вам аппараты. В таких случаях слова менеджера очень даже достойны внимания, ведь именно его фирма занимается гарантийным обслуживанием предложенных для покупателей моделей.

Дополнительные соображения ко всему выше написанному

Зачастую в прайс-листах на копировальную технику указывают цену базовой комплектации. Спросите, что входит в стандартный комплект, а что нужно покупать дополнительно.

Знайте наперед, что в базовую комплектацию, а соответственно и в стоимость аппаратов часто не входят: пусковой комплект ( носитель и тонер); крышка стекла оригиналов (в некоторых случаях, когда выбор идет между автоподатчиком и обычной крышкой); модули для установки дополнительных устройств (блоки, адаптеры и т.д.).

Уточните, входят ли в стоимость покупки доставка аппарата и пусконаладочные работы.

Несколько слов о гарантии на копировальную технику

В большинстве случаев, гарантийный срок копира определяется временем службы (месяцами, годами) и количеством (в тысячах копий). Очень важно уточнить, какова месячная наработка допустима для выбранного аппарата, а также спросить, не будет ли возражать сервисная служба поставщика, если во время гарантийного периода норма будет превышаться. Будьте готовы к тому, что по этой причине копир могут даже снять с гарантии. Поинтересуйтесь также, какие именно виды работ входят в сервисное обслуживание. По окончании строка гарантии все перечисленные в списке PM детали и обслуживание становится оплачиваемым.

Профилактическое обслуживание аппарата

Большинство потребителей склонны считать, что в период действия гарантии профилактическим техобслуживанием аппарата должны целиком и полностью заниматься сервисные службы продавца. Это конечно так, но только такие услуги, как правило, предоставляются платно. Для того, чтобы обслуживание было своевременным и оперативным Вы можете заключить договор о техобслуживании. Такое средство вашего для всегдашней работоспособности Вашего аппарата не потребует много денег, зато Вы всегда будете спокойны, зная, что аппарат действует. Вся ответственность за состояние копира, в этом случае, ложится на плечи сервисной службы (если конечно поломка случилась не по Вашей собственной вине или из-за неосторожности Ваших сотрудников).

Спросите также о том, как Вам поступить, если какая-то деталь, выработав ресурс по PM, дальше продолжает нормально функционировать (такое бывает часто). Так вот, заставят ли Вас оплатить замену под угрозой снятия с гарантии или готовы подождать до момента, когда такова замена действительно станет необходимой. Спросите, наконец, согласится ли поставщик использовать в обслуживании аппарата не их сырье, а Ваше, которое Вы, например, можете купить дешевле у другой фирмы. И еще, узнайте, можно ли купить без затруднения расходные и ЗИП к покупаемому копиру, ведь, возможно, столь любезного с Вами сегодня продавца, завтра Вы уже не увидите.

Продолжая о расходных материалах, стоит отметить, что многие поставщики предлагают офисные копиры по весьма привлекательным ценам, но вместе с тем требуют покупать сырье для обслуживания, в период действия гарантии, только у них. Цена на расходные материалы в таком случае, как сами понимаете, значительно возрастает. Такой ход фирма продавца мотивирует тем, что Вы можете купить неоригинальные тонер, стартер, барабан и т.д. Естественно, неоригинальные (совместимые) расходные материалы – это всегда риск, и гарантийный сервис в этом случае, имеет полное право отказаться от ответственности за работу Вашего аппарата, а также за качество копий. Но с другой стороны, если у Вас имеется возможность покупать по более низким ценам именно оригинальные расходные материалы, то зачем переплачивать?

О бумаге для копировального аппарата

Поверьте, что качество используемой для копий бумаги, играет одну из наиболее важных ролей в сохранении дееспособности Вашего аппарата. Поэтому, на бумаге экономить не стоит. Знайте, что далеко не вся бумага, с надписями «80 г/кв.м» или «Для использования в копировальных аппаратах и лазерных принтерах», хорошо подходит для Вашего аппарата. Узнайте у поставщика, какие именно марки бумаги рекомендованы для покупаемой модели, чтобы в будущем Вам не заявили о том, что поломка состоялась из-за использования некачественной бумаги.

Не в каждом копировальном аппарате есть дуплекс (или возможности его установки). Вследствие отсутствия такового, прижимной вал фьюзера определяется в аппаратах менее стойким к налипанию тонера, нежели у копирах с устройством двухсторонней печати. Поэтому, если дуплекс на Вашем копире отсутствует, делайте двухсторонние копии лишь по необходимости, а отнюдь не для экономии бумаги, ведь сэкономите вы значительно меньше, чем потратите потом на ремонт фьюзера.

Юридическая грамотность покупателя копировального аппарата

Если вдруг, по каким-то причинам возникнет конфликт с поставщиком техники, не апеллируйте к «Закону о правах потребителя», ведь это станет только полным доказательством Вашей юридической неграмотности. Помните, что потребителями Закон называет лишь частные лица, а приобретенный товар такой покупатель не может использовать в целях предпринимательства. И последнее, Закон о праве потребителя на возврат или обмен товара, не распространяется на сложную технику, в том числе вычислительную и копировально-множительную, для нее, к тому же, установлен строк гарантии.

Сделав правильный выбор копировальной техники однажды – Вы получите верного помощника в офисных делах на долгий строк.